درس التصنيف
تعريف التصنيف : تقسيم الوثائق والمستندات إلى مجموعات أساسية تتسم كل
مجموعة بخصائص متشابهة .
العناصر المؤثرة في التصنيف: تتأثر طريقة التصنيف بعدة عوامل منها :
1- فترة الحفظ اللازمة للوثائق والمستندات
2- نوع الحماية اللازمة لحفظ الوثائق والمستندات
3- السرعة المطلوبة في الوصول للوثائق والمستندات
طرائق التصنيف عديدة , ومنها :
1 الطريقة الأبجدية
2 الطريقة العددية
3 الطريقة الأبجدية العددية
4 الطريقة الموضوعية
5 الطريقة الجغرافية
6 الطريقة العشرية
7 الطريقة التاريخية
درس فهرسة الملفات
تعريف فهرسة الملفات : عملية إعداد قوائم بأسماء وعناوين الوثائق
والمستندات المطلوب حفظها
تعريف الفهرس : النظام الذي يحدد طريقة تصنيف وترتيب الملفات وحفظها
وطريقة الوصول إليها
أهداف فهرسة الملفات :
1- سهولة توجيه المراسلات والمكاتبات
2- سهولة الرجوع إلى الوثائق والمستندات
3- سهولة متابعة تداول الملفات والسجلات
4- سهولة تحديد أماكن حفظ الملفات
أنواع فهرسة الملفات :
فهرسة الصفحات أو فهرس السجل
فهرس البطاقات
الفهرس المنظور
الفهرس الطبوع
فهرس الأوراق السائبة
برامج الفهرسة في الحاسب الآلي
كيف افهم درس الفهرسه
ردحذف